Büromanagement

Unser Mehrwert: Prozesse optimieren, Kosten senken

In vielen Unternehmen sind besonders die administrativen Abläufe sehr bürokratisch gestaltet. Die Potenziale der Mitarbeiter und des gesamten Unternehmens werden nur zum Teil genutzt. Deshalb lohnt es sich, Ihre Strukturen zu beleuchten und Abläufe zu vereinfachen und zu optimieren. So kann das Unternehmen feststellen, welche Arbeitsschritte durchlaufen werden und wo diese verschlankt werden können.

Viele Prozesse erfordern einen hohen Pflegeaufwand, binden personelle und finanzielle Ressourcen, sind wenig effektiv und unterstützen nicht das Tagesgeschäft, sondern halten eher auf.

Oftmals stimmen Prozessbeschreibungen nur zum Teil mit der Realität überein. Viele Abläufe sind sehr umfangreich, und der Kommunikationsaufwand ist dadurch immens. Doppelarbeiten und Kommunikationsverluste werden zu Kostentreibern.

Wir überprüfen und verschlanken ihre Abläufe.

Mit unserer Beratung können wir schnell und ohne große Investitionen Prozesse optimieren und Kosten senken.

Ihre Vorteile durch unsere Beratung:

weniger Bürokratie
Entlastung der Mitarbeiter durch durchdachte Abläufe
Verbesserung Ihrer Dienstleistung
Erhöhung Ihrer Kundenzufriedenheit
Senkung der Kostentreiber

Wir unterstützen Sie beim Aufbau von funktionalen und sinnvollen Strukturen, um Ihre Büroabläufe klar und effizient durchführen zu können.

Um das erreichen zu können, haben wir durch unsere langjährige Erfahrung ein umfassendes Konzept entwickelt, um mit ihnen gemeinsam die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu entwickeln und im Anschluss so einzuführen, dass alle Beteiligten einen spürbaren Mehrwert aus dem Projekt ziehen.

Wir stützen uns bei unserer Arbeit auf 5 grundlegende Säulen.

Zusammenarbeit

Ohne die Zusammenarbeit aller beteiligten Hierarchie-Ebenen kann ein solches Projekt nicht gelingen. Egal ob Geschäftsführer, Abteilungsleiter, Voll- oder auch Teilzeitkraft, jeder steuert seinen Teil für ein erfolgreiches Miteinander bei, jeder kann und soll frei Input geben können und dieser muss auch berücksichtigt werden.

Unser lösungsorientierter Ansatz stellt sicher, dass man ergebnisoffen jeden Vorschlag betrachten und bewerten kann und so kein guter Einfall abgetan wird.

Analyse & Beurteilung

Wir bieten ihnen einen unvoreingenommenen Blick auf und in Ihr Unternehmen. Wir können Vorgehensweisen hinterfragen, ohne dabei jemanden an einen „Pranger“ zu stellen.

Aus diesem Grund ist eine der wichtigsten Säulen unserer Arbeit: die unabhängige Analyse und Beurteilung aller am Projekt beteiligten Einheiten.

Diese Beurteilung bezieht sich nicht nur auf beispielsweise die Einrichtung der Arbeitsplätze oder das Fachwissen der Mitarbeiter. Sie erhalten hier auch wichtige Hinweise beispielsweise darüber, was Mitarbeiter sich zukünftig für ihre tägliche Arbeit wünschen, was Sie für Verbesserungen als sinnvoll erachten und wo Sie als Arbeitgeber schon heute herausragend agieren. Des Weiteren können wir Vorschläge aus der Best Practice anderer Unternehmen einbringen, sofern sich abzeichnet, dass diese auch in Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bieten können.

Konzept & Workshop

Nach Abschluss der Beurteilung und Auswertung der gesammelten Daten erhalten Sie von uns ein umfassendes Konzept, in dem wir das aus unserer Sicht sinnvollste Vorgehen detailliert beschreiben.

Hier werden die einzelnen bewerteten Einheiten aufgelistet, Sie erhalten Informationen zu existierenden „Baustellen“, zu möglichen Problemen, entsprechenden Lösungsansätzen und vielem mehr. Im Bereich der Mitarbeiterbewertung erhalten Sie ebenfalls eine Auswertung, auf der für Sie ersichtlich ist, ob beispielsweise Mitarbeiter eine Schulung möchten oder ggf. sogar benötigen.

Sie haben in dieser Phase jederzeit die Möglichkeit einzugreifen, denn keine der von uns vorgeschlagenen Aktionen wird ohne Ihre Zustimmung durchgeführt.

Nachdem Sie ein Konzept bzw. den Arbeitsplan mit uns abgestimmt und freigegeben haben, planen wir einen Workshop, in dem die Mitarbeiter detailliert über die beschlossenen Maßnahmen informiert und die Durchführung soweit möglich terminiert wird.

Umsetzung & Begleitung

Das Konzept ist abgesprochen, die Mitarbeiter sind informiert, jetzt beginnt die eigentliche Arbeit. Aber keine Angst! Wir lassen Sie nicht im Stich!

Wir kümmern uns in jedem der festgelegten Schritte um Ihre beteiligten Mitarbeiter, begleiten die Implementierung der neuen Prozesse und unterstützen bei allen Arbeiten, die nun auf Sie und Ihre Mitarbeiter im Tagesgeschäft zukommen. Selbstverständlich umfasst das auch den Wissenstransfer von und an neue Mitarbeiter oder neue Arbeitsplätze, sofern sich in der Umstrukturierung hier etwas ergeben hat.

Parallel wird in dieser Phase der aufgebaute Schulungsplan soweit möglich abgearbeitet. Wir halten die vereinbarten Workshops mit den Mitarbeitern ab, und sofern notwendig, finden auch externe Schulungen in dieser Phase statt.

Evaluation & Follow-up

Natürlich ist es, wie bei allem Neuen, ausgeschlossen, dass ab dem 1. Tag alles perfekt so läuft wie geplant.

Durch unseren Qualitätsmanagement-Hintergrund ist ein wesentlicher Anspruch, den wir an uns und unsere Projekte stellen, eine langfristige Nachhaltigkeit sowie die stetige Verbesserung des bereits Erreichten.

Aus diesem Grund gehört es bei uns immer dazu, nach einer gewissen Zeit die Ergebnisse des Projektes zu evaluieren.

Hierzu wird in Absprache mit Ihnen ein Follow-Up-Meeting geplant, bei dem wir noch einmal in Ihr Unternehmen kommen, uns die neuen Prozesse und Vorgehensweisen anschauen und uns von den Mitarbeitern ein ausführliches Feedback einholen.

Sollten hier Probleme auffallen, die sich im Tagesgeschäft ergeben haben, kann so gezielt gegengesteuert werden, ohne dass sich diese Probleme zu sehr einschleifen.

Auf Wunsch kann so ein Follow-Up auch in einer gewissen Regelmäßigkeit wiederholt werden, um auch auf lange Sicht die Effektivität des Projektes zu gewährleisten.

Wir sind nur zufrieden, wenn Sie es sind!